Az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti: hogyan működik?

Elektronikus dokumentumkezelés (EDM) - egy gyors módja, hogy megosszák alapuló információkat az elektronikus dokumentumok virtuális aláírásokat. Ő már rég felismerték a fejlett országok a világ, mint egy hatékony eszköz az üzleti folyamatokban.

szív

Az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti - egy sor folyamatok létrehozására, feldolgozására, ügyintézés, átruházása, megszerzése, karbantartása, használata és megsemmisítése dokumentumokat. Mindezen folyamatok végzik ellenőrzése után az integritás és átvételi elismervény az iratok.

Szabályzat dokumentumok forgalmának jogalanyok között végzik a felek megállapodása. Az információcsere végzik útján távközlési létesítmények és dokumentumok elektronikus adathordozón tárolt. Élettartam A számviteli információkat nem haladhatja meg azt, ami be van állítva a jogszabályi szinten.

A szervezetek kommunikálnak egymással a formális és informális dokumentumok aláírásával a résztvevők. Az üzleti szférában ez lehetnek: számlák, szerződések, számlák, szerződések, megállapodások, megrendelések, közlemények, meghatalmazást stb Információkat lehet továbbítani formájában szöveg, táblázatos és grafikus fájlokat.

A cél a bevezetése EDI

A bevezetésének előfeltétele az EDI lehet:

• csökkentését rutin munka;
• csökkentését okmányok elvesztése;
• „Átlátszó” munka dokumentumokat;
• teljesítmény növelése fegyelem - dokumentumok közzétételét követő meghatározott idő, stb ...

Között a mennyiségi célokat lehet azonosítani:

• Csökkentve az időt, hogy feldolgozza a dokumentumot 10-szer.
• Csökkentése irodai költségek felét.

Az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti: hogyan működik

A hazai joggal összhangban, az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti végzik egyetértésével a mindkét oldalon. Az adatcsere, az szükséges, hogy minden résztvevő kapcsolódik a berendezéshez, az üzemeltető. Ezután a felhasználónak kell küldeni a kérést, hogy a lista az ügyfelek. A megerősítés után a rendszer résztvevői képes kommunikálni.

EDI modul lesz, hogy a következő feladatokat:

• Felhívhatja az ügyfeleket, hogy adatokat cseréljenek.
• Létrehoz egy címjegyzék.
• Integráció a számviteli szoftver, mint az 1C.
• Aláírása és titkosítása dokumentumokat.
• Szerkezet levelezés.
• Állapotának nyomon követéséhez a leveleket.

Elektronikus dokumentum szervezetek közötti hajtjuk tanúsítványok használatával. Csatlakozás egy szerver és hitelesítés történik egy személyi digitális tanúsítványt. Elektronikus aláírás kibocsátani minden felhasználó a rendszer, elektronikus adathordozón tárolt védett és Token PIN kódját. A felhasználónak meg kell adnia a bejelentkezési jelszót a személyes irodában. Csak azt követően, hogy kap hozzáférést a dokumentumokhoz.

Eljárás kezdeményezésére csere bármely tagja a szervezetnek, csatlakozik a rendszerhez. Mielőtt elküldi a dokumentumot egy másik félnek, alá kell írni az elektronikus aláírással. Ezt a műveletet útján „Crypto” program. A dokumentum küldése EDI. vállalkozó alkalmazottja kap értesítést egy új dokumentumot. Ha elfogadja, ő is hozza EDS. Ha azt szeretnénk, hogy módosítsa a dokumentumot, létrehoz új elektronikus változata. Befejezését követően szerkesztő menteni kívánt változtatásokat az elektronikus aláírást. A dokumentum ezután elküldte a változásokat az ügyfélnek. Ahol szükséges, hogy az elektronikus megfelelő információkat.

Ha azt szeretnénk, hogy ismét változtatni, akkor az egész eljárást meg kell ismételni újra. Ha azt állítja, hogy az új verzió nincs jelen, a dokumentum tartani. A végső minta alapján kell aláírnia két elektronikus aláírását. Ce dokumentum verzió a szerveren tárolt és megtekinthető. Miután a minta, az állapota a jelenlegi, hogy módosítsa a dokumentum nem fog működni. Frusztrált szerződések rangjára „Törölt”. Itt van, hogyan lehet elektronikus dokumentumok szervezetek közötti.

felszerelés

Mi szükséges az elektronikus dokumentumok szervezetek között? Először ki kell választani egy szolgáltató és telepíteni speciális szoftver az információcserére. Másodszor, minden fél számára, amely a szervezet kíván folytatni az e-maileket, be kell jelentkeznie a „Megállapodás az elektronikus dokumentumok.”

Szükség van továbbá megállapítani EDI szerver, amely az összes dokumentumot. Ez lehet például az ügyfél berendezések és „felhő” tárolására. Az adatokhoz való hozzáférés a rendszeren kívüli alkalmazása révén, amely fel van szerelve a berendezés a szervezet. Számítógépes kölcsönhatás a szerver történik HTTP-n keresztül, opcionális SSL titkosítással 128. A dokumentumokhoz való hozzáférés végzik csak az interfészen keresztül a kérelem és miután elhaladtak a hitelesítést.

EDC projekt

A folyamat automatizálási projekt tarthat néhány hónaptól több évig. Term közvetlenül függ az eljárások száma, hogy szükség van az automatizálás, az erőforrások és pénzügyi kapacitása a szervezet. Az ábrák rövid áramkör végrehajtási EDC a következőképpen:

• Létrehozása egy munkacsoport.
• Kialakulása célokat, határidőket és a költségvetést.
• A tanulmányt a meglévő folyamatokat.
• Fejleszteni kell a munkát.
• Vyrob EDI rendszert.
• A szerződés aláírása végrehajtásáról szóló SED.
• A rendelet elfogadását.
• Kitöltése rendszer könyvtárak.
• személyzet képzése.
• Végezzen előzetes próbát.
• A kiadvány a végrehajtás a SED sorrendben.
• Szoftverek továbbfejlesztése és a munka szabályait.
• A dob a kísérleti projekt.
• Teljes körű átállás EDI.

EDI végrehajtási hibák

A folyamat automatizálási dokumentumok kell fordítani, különös tekintettel a folyamatokat, amelyek a törvény előírja, hogy a jelenléte egy papír hordozót. Ismétlődő papír dokumentumok elektronikus lehetetlen. Ez jelentősen lassítja a folyamatot a munka, ami negatívan viszonyul az automatizálás az egész folyamat. Végrehajtására vonatkozó kettős munka senki sem fizet.

A folyamat végrehajtása az új szabályozás kell kidolgozni, hogy működjenek együtt a dokumentumot, a vonat személyzete, és csak ezután vegyen részt a teljes végrehajtása. Ezt csak úgy lehet elérni, ha közvetíteni az alkalmazottak előnyeit új technológiák felhasználásával.

Egy másik népszerű hiba - rossz tanulmány SED követelményeknek. Ha a felhasználóknak, hogy a munka nem konfigurált rendszert, akkor a folyamat EDI eltér elfogadni a szervezet.

Az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti: az érvek és ellenérvek

előnyei:

• Reduction, hogy továbbítsa az eredeti dokumentumokat postai költségeket.
• Helytakarékosság tárolására dokumentumok. Ez mind az elektronikus formában tárolt.
• Könnyen használható. Küldés a dokumentum végre egy helyen. Egy gyors keresés a dokumentum által hordozott státuszát (elküldött, beérkezett és r. D.).
• Azonnali szállítás. Minden információ eljut a címzett egy pár másodpercig.
• A dokumentum nem vész a lejáratuk annak tárolási rendszerben.

hátrányai:

• Ahhoz, hogy a terméket meg kell vásárolnia az engedélyt, amely pénzbe kerül.
• Kommunikálni gyakran csak a résztvevők között az azonos rendszerben.
• Az elektronikus dokumentumok a szervezetek között, 1C vagy bármely más szoftver eltér a korábban használt rendszer. A bevezetés után az új algoritmus, mind a munkavállalók kérdése van az üzletviteli.
• Technikai eszközök. Bevezetése előtt EDI szervezetnek szüksége berendezések vásárlása és előkészítése személyzet kezelése az új rendszert.
• EDM végezzük az elektronikus aláírás, amelynek érvényessége 1 év. Meg kell kísérni, és azonnal frissíti az igazolásokat. Arra is szükség van, hogy ellenőrizzék az intézkedések a vállalkozók bizonyítványok, hogy elkerülhető legyen az adó.

jogi szabályozás

Mi normatív szabályozott elektronikus dokumentumok szervezetek közötti? Orosz jogszabályok tartalmaznak szövetségi törvény №63 «elektronikus aláírás”, a szabályok a dokumentumok Szövetségi Adóhivatal bejegyzett sorrendben a Pénzügyminisztérium száma MMV-7-2 / 168. Szervezetek Az EDI közötti megbízások alapján a Pénzügyminisztérium № 50N. Feltételek elsődleges számviteli dokumentumok adatcsere elektronikus formában előírt Szövetségi Adóhivatal Tételszám MMV-7-6 / 36 @. Minden piaci szereplők az EDM folyamat tevékenységek kell, hogy vezérelje a rend a Szövetségi Adóhivatal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti „VLSI” ad az ügyfeleknek a következő előnyökkel jár:

• Dokumentumokat küldhet bármely szervezet, amely be van jegyezve a területén az Orosz Föderáció. Ha az ügyfél nem fél a „VLSI” rendszer, a munkavállaló egyszerűen lépjen kapcsolatba a szervezet képviselőjének és ezt elküldi az e-mail meghívást, hogy részt a rendszerben. Közvetlenül azután, hogy a megerősítő információcsere a résztvevők között kerül sor közvetítők nélkül.
• A szoftver telepítése a számítógép nem szükséges. Elég, hogy egy aktuális verzióját a böngésző és az internet-hozzáférés.
• Együttműködik az adatok nem kell külön programot. Ha a jelentés eredetileg elő a harmadik féltől származó szoftvert, például 1C, akkor be lehet állítani az integrációt „VLSI” rendszer.
• A formanyomtatvány a dokumentum nincs beállítva. Küldhetünk szöveges, táblázatkezelő dokumentumok, képek és így tovább. D.

SKB "Kontur"

Az egyik első szoftverfejlesztők Oroszország is részt vesz a berendezések beszerzésére, amelyen keresztül az elektronikus dokumentumok szervezetek közötti. „Kontúr” DiaDoc kifejlesztett egy rendszert, amellyel a elektronikus dokumentumok. A jellemzője a rendszernek, hogy az adatokhoz való hozzáférés lehet beszerezni, míg külföldön. Erre a célra a cég kifejlesztett a roaming tarifák. Kívánt esetben mono- hozzáférési adatokat API.

Mit kell?

Ha csatlakozni EDI, a vállalatok kell vásárolni:

• licencelt szoftver;
• szerver;
• készülékek javítása;
• vonatszemélyzetnek;
• testre és integrálják ECM használható belső alkalmazásokat.

Az ilyen beruházások kell végrehajtani ahhoz, hogy csatlakozzon az elektronikus dokumentum között a szervezet? A bekerülési konzultálnia a technikai támogatást, és szoftverfrissítések SED - a második szakaszban a beruházás. Ezeket a költségeket kell fizetni havonta.

következtetés

Cseréjéhez papír-alapú e-mail érkezik. Ez nem csak csökkenti a költségeit a szervezet, hogy végezzen a folyamatokat, hanem növeli a hatékonyságot az üzleti egészét. EDI működő sikeres, meg kell világosan megfogalmazni a célokat és a rendszer bevezetését, hogy állítsa be a berendezés helyes.