A projekt életciklusai: a fő szakaszok

A projekt életciklusát olyan szakaszoknak kell tekinteni, amelyeken keresztül ez a terv vagy annak megvalósítása, valamint működése során halad. Ez a szétválasztás nemcsak az elméleti, hanem a gyakorlati szempontból is fontos, mert lehetőséget nyújt a termelési folyamat jobb szabályozására.

A fogalom meghatározása

A projekt életciklusának koncepciója magában foglalja a gyártási vagy menedzsment folyamatról szóló ötlet megvalósításának bizonyos szakaszát. E koncepció szerepe a következő kijelentésekben fejezhető ki:

• Meghatározza a projekt időtartamát, egyértelműen megjelölve a kezdő és befejezett dátumokat;
• Lehetővé teszi, hogy részletezze az ötlet végrehajtásának folyamatát, amely meghatározott fázisokra bontja;
• Lehetőséget nyújt arra, hogy egyértelműen meghatározza az érintett személyzet számát, valamint a szükséges erőforrásokat;
• Könnyíti az ellenőrzési folyamatot.

A projekt életciklusának szakaszai

A termelési folyamattal vagy a vállalkozás egyéb tevékenységeivel kapcsolatos sajátos elképzelések végrehajtása során több egymást követő pillanat azonosítható. Tehát szokásos a projekt életciklusának következő szakaszait megkülönböztetni:

• Megindítás - ötletek támogatása, valamint a projektdokumentumok elkészítése. Részletes magyarázatot tesznek, valamint a marketingkutatást, amely a későbbi szakaszok végrehajtásának támogatásaként szolgál.
• Tervezés - a terv végrehajtásának ütemezésének meghatározása, ezeknek a folyamatoknak az egyes szakaszokba való elkülönítése, valamint az előadóművészek és a felelős személyek kinevezése.
• Kivitelezés - a tervek jóváhagyását követően azonnal megkezdődik. Minden tervezett tevékenység teljes végrehajtását jelenti.
• A teljesítés a kapott adatok elemzése és a terveknek való megfelelés ellenőrzése. A legtöbb esetben ez a felelősség a menedzsmenten nyugszik.

Meg kell jegyeznünk, hogy ez a felosztás a projekt életciklusának szakaszaihoz nagyon feltételes. Minden szervezetnek jogában áll ezt a folyamatot önállóan részletezni és szakaszosan lebontani.

Ciklusfázisok

A projekt életciklusának négy fő fázisa van:

• A befektetés előtt a kutatás a legjobb megoldás a projekt kiválasztása, az érdekelt felekkel folytatott tárgyalások és értékpapírok kibocsátása révén, amelyeken keresztül a tőke vonzódik;
• Közvetlen befektetés, amikor részvények vagy egyéb pénzügyi eszközök értékesítése révén a szervezet megkapja az ötlet megvalósításához szükséges pénzeszközöket;
• A projekt működtetése egy teljes körű gyártási folyamat, amelyet előre tervezett terv szerint hajtanak végre;
• A beruházás utáni vizsgálat célja a tevékenység hatékonyságának felmérése, valamint az eredményeknek a várakozásoknak való megfelelésének meghatározása.

A projekt életciklusának jellemzői

A projekt életciklusai, amint azt korábban már említettük, egyénileg készíthetők, figyelembe véve egy adott vállalkozás sajátosságait. Mindazonáltal mindegyiknek van néhány közös vonása:

• A projekt végrehajtásában részt vevő legtöbb költség és személyzet a ciklus közepén van. Ennek a folyamatnak a kezdetét és végét alacsony indikátorok jellemzik.
• Az első szakaszban a kockázat legmagasabb szintjét, valamint a tevékenység sikeres kimenetelével kapcsolatos bizonytalanságokat és kétségeket tartják szem előtt.
• A projekt életciklusának kezdetén a résztvevők óriási lehetőségeket kínálnak arra, hogy változtatásokat hajtsanak végre és javítsák a céljuk elérésének módszereit. Idővel ez nehezebbé válik.

A projekt életciklusának kaszkád modellje

Annak ellenére, hogy az egyes projektek vagy szervezetek életciklusai jelentősen eltérhetnek egymástól, vannak olyan általánosan elfogadott modellek, amelyek alapul szolgálhatnak. Az egyik leggyakoribb a vízesés, amely minden egyes tervezett intézkedés következetes végrehajtását jelenti, és az alábbi jellemzők jellemzik:

• Világos cselekvési terv a célok elérése érdekében;
• Minden egyes tevékenységre vonatkozóan meghatározott feladatok listája, valamint kötelező munkák;
• Közbenső (ellenőrző) szakaszok bevezetése, amelyek a korábban kidolgozott tervnek való megfelelést ellenőrzik.

Spirális modell

A projekt életciklusai ciklikusak, a spirálmodell szerint alakulnak ki. Minden fordulóban a fejlődés hatékonyságát értékének megfelelően határozzák meg. Ez a modell abban különbözik, hogy fejlesztésében az egyik legfontosabb pozíciót a kockázati komponens veszi át, amely leggyakrabban a következő elemeket tartalmazza:

• Képzett és tapasztalt személyzet hiánya;
• Az a lehetőség, hogy túllépjenek a költségvetésen, vagy nem felelnek meg a határidőknek;
• A fejlesztés relevanciájának elvesztése a végrehajtás során;
• A termelési folyamat változásának szükségessége;
• A külső tényezőkhöz kapcsolódó kockázatok (ellátási zavarok, a piaci helyzet változásai stb.);
• A termelési kapacitásnak a kívánt szinthez való illeszkedése;
• Ellentmondások a különböző egységek munkájában.

Inkrementális modell

A projekt életciklusai az inkrementális modell szempontjából tekinthetők meg. A legrelevánsabb és ésszerűbb felhasználás abban az esetben lesz, ha nagyszámú résztvevővel folytatott komplex és nagyszabású munka várható. Ebben az esetben a volumetrikus projekt számos apró alkotóelemre oszlik, amelyek részben részeként megvalósulnak, majd nagyszabású projektgé alakulnak ki.

Egy inkrementális modell nem igényel egyszeri befektetést az összes szükséges pénzösszegből. Lassan fokozatosan készíthet kis mennyiségeket, amelyek lefedik az egyes szakaszokat. És mivel az egész projekt kis részekre oszlik, elég rugalmas és lehetővé teszi a megfelelő változtatásokat bármikor. Az egyik legfontosabb pillanat a kockázatok minimalizálása, amelyek egyenletesen oszlanak meg a fázisok (növekmények) között.

A projekt életciklusának alapelvei

A projekt életciklusát számos elv jellemzi:

• Egy részletes terv jelenléte, amely világosan meghatározza az összes időtartamot, feltételeket, résztvevőket és mutatókat digitálisan, amit a munka eredményei alapján kell elérni;
• Olyan jelentéstételi rendszert kell kidolgozni, amely szerint minden egyes szakasz végén az elért eredményeknek a követeléssel való megfelelését nyomon kell követni;
• Olyan elemzési rendszer rendelkezésre állása, amely szerint a jövőbeli helyzet előre látható, a kiigazítások érdekében;
• A szervezetnek olyan rendszernek kell lennie, amely reagál az előre nem látható helyzetekre, hogy a munka az életciklus bármely szakaszában a megfelelő irányba irányulhasson.

Példa egy projekt életciklusára

A gyakorlatban fontos a projekt életciklusának tanulmányozása. Például egy új okostelefon modell kifejlesztése és gyártása. Tehát a kezdeti szakaszban a következőket kell tennie:

• Célok megfogalmazása - az értékesítés növelése, új piacok beiktatása;
• A probléma vizsgálata - a meglévő modellek és a fogyasztói igények elemzése;
• A bemutatott fejlesztés tanulmányozása és kiigazítása;
• Olyan terv készítése, amely tükrözi a konkrét megvalósítási időt, a résztvevőket és a felelős személyeket, valamint a projekt költségvetését.

A fejlesztési szakasz a fő eszközre fókuszál, és magában foglalja:

• A projektmenedzser kinevezése - ez lehet a vezető mérnök vagy az ezt a racionalizálási javaslatot tevő személy;
• Finanszírozási források keresése - a befektetők vonzása vagy a saját tartalékaik felhasználása;
• Szükség esetén speciális eszközöket, alkatrészeket és szoftvereket vásárolnak;
• A versenytársak tevékenységével összefüggő kockázatok elemzésére vagy a fogyasztónak egy új termékre adott válaszára vonatkozóan kerül sor.

A projekt végrehajtási szakaszában megkezdődik az új okostelefon-modell azonnali gyártási folyamata. Fontos, hogy folyamatosan figyelemmel kísérjék az erőforrások használatát, a határidők betartását, és ami a legfontosabb - az eredmények minősége és megfelelése a tervezettekkel.

A végső szakaszban minden termelési tevékenységet befejezni kell, és az árukat (előzetes tesztek után) forgalomba kell hozni. Szükség van továbbá a költségvetés kiadásainak és a határidők teljesítésének ellenőrzésére is.