Bejelentés dokumentumokat. Hogyan lehet benyújtani a dokumentumokat?

Mielőtt csatlakozott a szükséges dokumentáció legalaposabb ismeretség a nagyszámú szükséges utasítást kérdések dokumentum és iratkezelési. Ezek a normák - összetettek és tartalmaz egy nagy számú különféle apró részletek és árnyalatok. Hogyan szegély dokumentumok sarokban? Ez tartalmaz egy listát csatolva? Tudok varrni számviteli dokumentumok termoperepletnoy gép? Kezdő irodai munkás valamit törni a fejét.

Pushover?

Első pillantásra az eljárás bejegyzési eljárás és üzembe helyezése az archív nagyon egyszerű, de a gyakorlat azt mutatja, az ellenkezője. Megsértése esetén bármely szabályokat az intézmény hivatali hajlandók elfogadni a kereskedelem-papír, és meg kell kezdeni a munkát újra. Ha egy ilyen helyzetben történt az életedben, olvassa el a cikket - igyekszünk rendezni ezt a kérdést.

Miért összevarrt dokumentumokat? Vannak olyan szabályok, amelyek alapján ez az eljárás szabályozza? Igen, és sok van belőlük. Beszélünk elsősorban a módszertani ajánlásokat ügykezelés, amely jóváhagyta 2009 decemberében, az állami megrendelésre Archive. A második körben - a GOST 51141 szentelt archiválására üzleti és irodai menedzsment és tartalmazzák az összes szükséges meghatározások és kifejezések. Ezen kívül, vannak más jogi normák, amelyek szerint a térhálósított dokumentációt.

Kezdjük a fedél

Ha a színház kezdődik fogas, akkor a eljárás - nem csak a fedelet. És a választás egy karton „héja” - az egyik első feladata a folyamat a „csomagolás” a dokumentum. Első pillantásra, akkor nem fogja megtalálni a különbség a sok meglévő fajták. De ha jobban, akkor megértjük, hogy a fedél szabványos, nem szabványos, és használják a hosszú távú tárolásra.

Leggyakrabban akkor felel meg a standard fedezeti méret 229h324 mm. Úgy alkalmazni minden olyan esetben, amikor a minta mérete összetűzött lapokat. Ha valamilyen okból a dokumentum egy meglehetősen egyedi és megjelenése paramétereket igényel, nem szabványos variáció fedelét. Ugrás az utolsó elme vonatkozik, amelyben a dokumentumok tárolására 25 év vagy több.

Törvény alatt, ilyen burkolatokat csak tömör karton miatt jelentős élettartam. Intézkedéseket kell hozni, hogy megőrizze a megfelelő dokumentum típusát és annak alkalmazhatósági után súlyos ideig. Dokumentumok kézbesítésre szánt az Állami Levéltár, tárolt fedél olyan anyagból készült, mint a savmentes karton.

Beszéljünk a lapok számát

Mielőtt fájlt a megfelelő dokumentumokat szálak, amelyek szükségesek, hogy ki a helyes sorrendben. Ezután számozási végrehajtott eljárás a szokásos egyszerű ceruza. A fő szabály - ez számozott listák helyett dokumentum oldalakat. Arab számmal tüntetni minden lapot a jobb felső sarokban. Ezen felül, a jelek nem kell „csúszás” a szöveget. A teljes lapszám nem vonatkozik leltár dokumentumokat.

Mi finomságok vannak a számozás? Ha ez a szám, cserélhető okmányok között egy levelet, vagy valami hasonló, az első felsorolt egy boríték, majd kapcsolja - minden ágyazva a lap. Ha a beérkező egységek - több mint 250, tette bonthatjuk több kötetet. És mindegyiknek megvan a saját számozás.

Belül archív üzleti dokumentumok lehetnek jelen, amelyek saját külön oldalszámok például közzététele folyóiratok. Feldolgozása azonban a helyzet az archívumok, ezek által felsorolt, többek között, de nem zavarja az általános rendet.

Ha egy beágyazott listát egy nagy formátumú, úgy döntött, hogy bővítsék és a számjegy a jobb felső sarokban. Azt el kell juttatni szabad hozzáférést biztosít a szöveget. Ha minden a lapokat ragasztott töredékei lehetetlen az elválasztás mindezt csomag van számozva, mint egy. Ebben az esetben, akkor biztos, hogy összeállítása leltárt minden ragasztott darab, ami a hátán, vagy a szabad hely. Erre utal a beillesztett dokumentum megbízhatósági írásban kell megtenni, vagy a megjegyzésekben a teljes leltárt nevének. Leggyakrabban ezek a beruházások szabadúszó ellenőrzéseket, nyilatkozatok vagy képek.

Hibajavítások és dokumentumok listája

Abban az esetben, ha a működés során lehetővé tette néhány nem túl súlyos hiba (például kimarad a két lap) helyett a teljes tömböt újra átszámozásával használhatja betűvel van jelölve. Ebben az esetben a számok a többi lap nem változik. Kiküszöböléséről ilyen hibák csak akkor lehetséges, megegyezés az archive személyzet. Ha az észlelt durva hiba, akkor a dokumentum számozása újra. A régi számokat, miközben kihúz lehető legfinomabban és letette az újakat. Ebben az esetben a frissített számozás újra állítólag megbízhatósági felirattal.

Anélkül, hogy a leltár nincs archiválási nem fogadható el. Az abban foglalt információt, az a dokumentum nevét, a dátumot rajz, kommentár és közvetlenül egy táblázatot sorszámát lapok száma jegyzetek és (ha szükséges). Befejezve az összes információt a dokumentumok száma a számok formájában, duplikált szavakat, akkor az összes által ellenjegyzett Clerk részletekkel neve

Hogyan lehet benyújtani a dokumentumokat menet

Mivel a térhálósító eljárásnak biztosítania kell, hogy a szükséges anyagokat és eszközöket a keze ügyében. Amellett, hogy saját üzleti szüksége árral, tű, karton bejelentés dokumentumokat és különleges szálak. Ahogy az utolsó harisnya Bank zsineg, súlyos vagy proshivnymi szál L-210. Utoljára használt bizonyos fajta igényeit az irodai gyakrabban.

Az elején a dokumentum távolítani minden olyan gemkapocs vagy egyéb fémtárgy, akkor az ügy lapok simák ügyes verem. A bal oldalon a térben mező három lyukkal tűvel vagy al. Helyezzük őket a közepén a legjobb ingyenes helyet, a bal behúzás, vagyis a távolság körülbelül másfél centiméter. Ez a megfigyelés a fontos -, mert különben benyújtását követően a dokumentumok lesznek nehezen olvasható.

Tippek kényelem

Ha lyukak sima élek az Ön számára fontos, hogy a lyukasztás. De ne feledjük, hogy túl sok papír, „túl kemény”. Biztosítani kell, hogy mind a három lyukat magasságban található és egyenletesen el egymástól a parttól körülbelül 3 cm. Az átlagos közülük kell esnie az oldal közepén.

Sérülésének elkerülése érdekében a fedőlapon és az összeomlás az üzlet gyakran ajánlott elhelyezni az első és hátsó villogó erősíti karton csíkok. Ezen keresztül átugorja menet. Normál a mérete - 70 cm-es, de minden esetben attól függ, hogy a vastagsága a verem ..

Ahogy áttört 3 lyuk

Itt vannak a tartalmát ennek az algoritmusnak bejelentés dokumentumokat. Először is, a tű áthalad a közepén a nyílások, a hátsó végén a szál marad. Majd vdet tetején rajta található lyukak. Ennek eredményeképpen mindkét végén a verem megjelenő forgalom varrott lap. A tű van húzva az alján a lyukak és zsinórral az első oldalon. Ezután újra kihagyja a tűt a középső lyuk. Így a szálat húzott végig a szükséges lyukakat, ami után mindkét végén vannak rögzítve a dokumentum hátoldalán erős csomót. Megtartotta a végei a hossza mintegy 5 cm.

Közvetlenül a szerelvény van ragasztva egy darab papírra a szavak bizonyosságot. Az alábbiakban nézzük a technológia, a termelés.

A dokumentum varrott és 4 lyuk. Hogyan kell csinálni? Az eljárás nem bonyolult. Négy lyukasztás függőlegesen szimmetrikus elrendezése egy közös tengelyen. Elhagyva a farok menet hátsó oldalán az első nyílás, lebonyolítása öltések firmware majd árukapcsolás csomót a fent leírt módon. Firmware kell sokszorosítani kétszer érdekében tartósság és megbízhatóság.

megbízhatósági felirattal

A következő lépést a számozás és a firmware - a kínálat üzleti megbízhatósági felirattal. Mi ez? A matrica mérete 4x6 cm a szöveg „összefűzve és a számozott lapok ...” (számuk szám jelzi, és szavakkal). Továbbá kimondja a helyzet a munkavállaló, kérjük dokumentálja a dátumot és személyes aláírás. Ha azt szeretnénk, hogy lezárjuk tanúsítás, azt is meg kell jegyezni. A felirat van ragasztva a tetején a csomópont kötött bennünket tippeket a szálak, amelyek ebben az esetben szabadon kell hagyni. Signature jelentenek végén az eljárás, amikor a ragasztó megszáradt. Ez úgy történik, hogy megakadályozzák annak terjedését. Nyomtatás (ha van ilyen) elhelyezi a részben a lap része a címkén is.

És csak azután foglalkozik varrott, számozott, lepecsételt aláírt és lepecsételt, lehet küldeni az archívumba.

Alkohol megbízhatósági feliratot is komoly és figyelmes. Ez volt ő - dokumentált bizonyíték immunitás esetében. Megsértése esetén a integritását vagy dokumentálják a torzítás nem fogadható el az ellenőrző szervek, vagy talán a kihívást a bíróság előtt.

Mit és miért varr

Ez kötelező minden összefűzött dokumentumokat, mivel a bejelentés az archívumban, vagy bármely az ellenőrző szervek, amelyek az adóhatóság, a nyugdíjpénztári és sok ilyen. Akkor nem veszik vissza a dokumentumokat ragasztott vagy tűzött egy tűzőgép. Mint már említettük, abban az esetben nem megfelelési eljárást akkor egyszerűen nem fogadja el.

Ezek az eljárások tárgyát elsősorban tartozó dokumentumok személyi és számvitel. Azok, akik a feldolgozó a későbbi év kell letétbe helyezni az archívumban a szervezet vagy vállalkozás. A speciális levéltári intézmények továbbítják a helyzet a korábbi jogi megőrzési időszakot. Ez a törvény határozza meg, attól függően, hogy milyen típusú dokumentumot. Például legalább 75 évig meg kell őrizniük a közjegyzői lemezeket, könyveket és dokumentumokat a gazdasági véve személyi adatokat.

Eltarthatóságát tervrajzok sokkal kisebb - csak 20 éves. Fotódokumentáció készült vigyázni 5 év. A levéltári intézmények letétbe esetében mind az állami és magánvállalatok. A feladat olyan nem állami szereplők -, hogy kössön a szövetségi levéltári szolgáltatás a szerződés.

Emlékeztetni kell arra, hogy a megfelelő firmware dokumentum csak egy alkalmazottja, akinek ez a kötelezettség kifejtett munkaköri leírás. Abban az esetben, gyenge minőségű összetett dokumentum kínál néhány szankciókat, különösen abban az esetben változtatásokat vagy hiánya bizonyos fontos oldalak.

Térjünk vissza a technológia Binder

A fent leírt térhálósító módszerek egyaránt alkalmasak biztonsági mentési és adó ellenőrzés. De a bejelentés a számviteli dokumentumok tárolni hosszú ideig (több mint 10 év) kell különösen erős - gyakran 5 lyuk. Megbízhatósági feliratot készül egy speciális papírzsebkendőt, annak érdekében, hogy világosan látható matrica alatt található az egység, és nincs kétség integritásának a dokumentumot.

Ha a feltételek az irodai lyukasztó hagyományos írószer Lyukasztók, majd szükség esetén, a kérdés nagy mennyiségű papíralapú dokumentumokat (például nyomtatás) a szakmai felszerelés formájában Fúrógépek vagy kötelező gép. Ezek a mechanizmusok komoly teljesítmény, és lehet kézi és felszerelt elektromos hajtással.

gép mechanizmus

Ezek alapján rendszerek vagy berendezések - a klasszikus módszer segítségével rugók. Egy ilyen könyvkötő gép fel van szerelve egy készülék perforáció. Egy másik mechanizmus a dokumentum nyárson tavaszán műanyag, amely után a felső és az egység alján hozzáadott karton- vagy műanyag burkolatok.

Az előnye, hogy kötelező gép az a lehetőség, ragasztás nagyon nagy dokumentumokat. A vastagság a blokk lehet, hogy akár 500 oldal. És azt is, - a képesség, hogy törölje vagy kiegészítse oldalak és lapok már bekötött dokumentumot. A hátrányok igen komoly, és a komplexitás nem túl nagy erőt.

Ha a kötészeti gép bejelentés dokumentumokat ellátott fém rugók, amely be van állítva egy bizonyos lépést és lyukak, illetve, hogy ez a papír blokkok kopott rugalmas rugóacél, amelyet azután a tömörített és zárva. Berendezés előnye fém rugók - több szalonképes végső formáját és nagyobb megbízhatóság összehasonlítva a kötődését műanyag rugók. De ugyanakkor, hogy behelyezése vagy eltávolítása lemezek károsodás nélkül lehetetlen.

Amellett, hogy a tavaszi, vannak eszközök, amelyek az elvet a kötődés a műanyag fésű, amely a fogak göndör. Van is köti a spirál, ismerős számunkra az asztali naptár, notebook és naplók. Miután lyukasztása őket seb spirál (3-4 fordul kézzel, a másik automatikusan).

Fejlődés nem állt meg

Mi termikus kötési? Ez egy modern gép bejelentés dokumentumokat, amelyek gyorsan és nem leválasztható kapcsolatot. A termoperepletnyh gép teljes nagyszámú anyagok, valamint dolgozzanak ki egyedi példányban. Ez a változat különösen alkalmas postán jelentések, szerződések és promóciós anyagok.

Munka ilyen típusú berendezés alkalmazásával kötő termokoreshkov és termooblozhek különböző színben és méretben. Függően a lapok száma a kiválasztott termooblozhka esetben egy bizonyos vastagsága, akkor minden együtt helyezzük be a gép. A belső oldalán a fedél végén bolyhok réteg polimer ragasztóanyag. A gép el van látva egy fűtőelemmel, amellyel a polimert megolvasztják, és az összes a lapokat lezárt forró rétegben.