Memorandum - a követelményeknek megfelelően

A vállalat dokumentumok forgalma különböző természetű papírok gyűjteménye, bizonyos módon rendszerezett. Az egyik dokumentum egy emlékeztető.

A dokumentum általános jellemzői és célja

Először is meg kell jegyeznünk, hogy a memorandum tájékoztató jellegű és egyúttal ajánlástervezetű üzleti dokumentum. Úgy tervezték, hogy azt a vállalati menedzser vagy a közvetlen felügyelő rendelkezésére bocsássák. Ezt a dokumentumot a cég bármely alkalmazottja összeállíthatja két okból:

1. A munkavállaló kezdeményezésére.
2. A menedzsment utasításai alapján.

Mindenesetre egy ilyen dokumentum részletes információkat tartalmaz egy konkrét, egyetlen kérdésről. Valójában ez a munkavállaló írásban kifejezett véleménye. Vannak esetek, amikor a döntés meghozatala érdekében a vezetőnek tudnia kell az alárendeltjeinek véleményét az ügy körülményeiről. Ezután a munkavállaló köteles megalapozott válaszokat készíteni, és végül konkrét javaslatok és ajánlások formájában személyes véleményét adhatja hozzá. Ennek megfelelően egy ilyen jegyzet már egy magánszemély véleményét képezi.

Ne keverjük össze

Dokumentum előkészítésekor pontosan meg kell tudni, hogy mit kell megadni. Az üzleti levelezés bizonyos típusai nagyon hasonlítanak egymáshoz, és könnyen összekeverhetők. Például, az üzleti jegyzetek három típusból állnak: hivatalos, jelentés és magyarázó. Ugyanakkor ezek között három jelentős különbség van, amelyek nem teszik lehetővé az ismeretekkel rendelkező személy számára a hibát. Ezek a dokumentumok különböznek:

1. A címzett, vagyis az a címzett, akinek szándékuk van. A tisztviselővel ellentétben a közvetlen felügyelő nevében magyarázó megjegyzést írnak, és a beszámolót szintén közvetlenül a vállalkozás igazgatójához lehet megfogalmazni.

2. A bemutatott információ témája és szemantikai terhelése. A magyarázó téma közvetlenül a címről szól. Az iroda a vállalat strukturális egységei közötti üzleti levelezés része. A jelentés témája eltérő lehet:

• Időszakos jelentések;
• Egyszeri információ biztosítása érdeklődésre számot tartó kérdésben.

3. Ha a szolgáltatás és a magyarázó szolgálat a vállalkozáson belüli felhasználásra szolgál, a memorandum belső vagy külső jellegű lehet. Az első esetben a vállalat igazgatója, a második esetben pedig a magasabb szintű hatóság.

Amikor elkészül egy dokumentum

Egy memorandum kényszerítő intézkedés. Ez összeállítható, ha a helyzet nincs ellenőrizve, és súlyos gondokkal fenyegeti a vállalkozást. Más szóval, a helyzetnek kritikusnak kell lennie. Ezen a ponton a munkavállaló tájékoztatást ad a vezetőség figyelmébe, és ismerteti az általa ismert tényeket. Ez fenyegetést jelenthet a terv teljesítéséhez vagy a várható nyereség megszerzéséhez. A dokumentum célja, hogy vonzza a vezetők figyelmét a problémára, és megpróbálja kijavítani a helyzetet. Mindenki saját módján képviseli a helyzet megoldását. A jelentés részletesen leírja a változatát, és kifejti saját nézeteit ebben a kérdésben. Az információk észlelésének kényelme érdekében ez a dokumentum teljesen szabad formában készül. Ez a stílus lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott kifejezze nézőpontját egy konkrét, egyetlen kérdésben, anélkül, hogy félnie kellene a többi féltől.

A dokumentum megfogalmazásának okai

Számos oka lehet arra, hogy egy emlékeztetőt készítsenek. Természetesen lehetséges egy minta vagy egy egyedi sablon minden lehetséges esethez. De bármely konkrét alkalomra szükség van egyéni bemutatásra. Az okok nagyon különbözőek lehetnek:

• Későn dolgozni;
• hiányzás;
• A kötelezettségek nem teljesítése;
• Konfliktus a munkavállalók között;
• Az elvégzett ellenőrzés eredményeiről szóló nyilatkozat;
• A tett hibájával kapcsolatos információk közlése;
• A tervezett feladat meghiúsulásának fenyegetése;
• Információ a munkavállaló elfogadhatatlan viselkedéséről.

Sok oka van, és mindegyikük egyedi megközelítést és konkrét tárgyalást igényel. Az információ kézhezvételét követően a főnök alaposan megvizsgálja és meghozza az illetékes döntést. Gyakran szükség van további információk beszerzésére a probléma más résztvevőiről. Kénytelenek lesznek bemutatni magyarázataikat a vezetőséggel kapcsolatban.

Ha valaki eltört valamit

A termelési feltételek megsértése nem ritka. Nélkülük nélkül az emberek közötti munkafolyamat és kommunikáció lehetetlen. Leggyakrabban a munkaügyi fegyelem megsértéséről van szó . A munkavállaló viselkedése a munkahelyen mindig bizonytalan. Az általánosan elfogadott normától való eltérést rendszerint megszegésnek tekintik, és megfelelő büntetést von maga után. Csak a vállalkozás vezetője jogosult büntetést kiszabni, így a többi alkalmazott, beleértve a közvetlen felügyelőt is, csak tájékoztatja az eseményről, és javasolja saját lehetőségét arra, hogy befolyásolja a gondatlan kollégát. Az ilyen jelentés összeállításához használt algoritmus a következő.

1. A szolgáltatás vagy egység neve. A lemez bal felső részén jelzi.
2. Címzett (a társaság vezetője). A jobb felső sarokban látható.
3. A dokumentum neve. Kis betűkkel piros vonallal írta le.
4. A dokumentum száma.
5. Az összeállítás helye.
6. Cím.
7. A dokumentum szövege: És az elkövető helyzete, a jogsértés időpontja, a jogsértés típusa, az esemény oka, a helyreállítási javaslat.
8. Pozíció, teljes név És a munkavállaló aláírását, aki elkészítette a dokumentumot.

Ha egy kolléga bűnös

A munkavállalóra vonatkozó feljegyzést egy közvetlen felügyelő vagy kolléga állíthat össze. Gyakrabban az összeállításának okai negatívak: jogsértés, rossz magatartás, méltatlan viselkedés. Ebben az esetben a jegyzet célja, hogy megbizonyosodjon arról, mi történt, és megállította a hasonló jövőbeli megismétlését. Miután megkapta az ilyen dokumentumot, a fejnek meg kell értenie a helyzetet és döntenie kell. Ebben az esetben attól függ, hogy büntetést szabnak-e ki a munkavállalóra, vagy sem. Ha negatív esemény történt először, akkor korlátozhatja magát figyelmeztető és tanulságos beszélgetésre. Ha a jogsértés bejutott a rendszerbe, akkor a büntetés a munkaügyi jogszabályoknak megfelelően következik. A vezető köteles vízumot kiadni, amelyben a döntést rögzíteni fogják. A jelentések elkészíthetők a munkavállalók számára és más okokból is. Például az egység vezetője joga van megírni a rendezőnek a lelkiismeretes munkát vagy a jól elvégzett munkát segítő alárendeltség megemelését. Az összeállítás alapelve ugyanaz, csak a szöveg pozitív.

Nehéz jelentést készíteni?

Nem nehéz megírni egy memorandumot. Szükség esetén egy minta írása mindig a titkár részéről vehető. Sok hasonló dokumentum áthalad a kezén. A legfontosabb dolog az, hogy egyértelműen feltárja a történtek lényegét. Miután elolvasta ezt a dokumentumot, a vezetőnek világos elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogy mit akar mondani ennek a "üzenetnek". A tényeket időrendi sorrendben kell ismertetni, lépésről lépésre, hogy egy világos és érthető képet alkotjunk. Emlékeztetni kell arra is, hogy belső használatra a jelentést általában egy normál A4-es méretű lapon (vagy A5-ben) készítik. Ha magasabb szintű szervezet számára nyújtanak információt, akkor a szöveget a vállalati fejlécre kell nyomtatni. Az ilyen dokumentumot feltétlenül a fej alá kell adni. Ennek eredményeként a cég két képviselője írja alá: az első - a kezdeményező, a második - a rendező. Az információkat további információk is megerősíthetik. Általában a fő dokumentummal vannak ellátva számozott alkalmazások formájában.

Hogy minden rendben legyen

Annak érdekében, hogy az információkat meghallgassák, szükséges tudni, hogy hogyan írhat egy memorandumot. Egy ilyen dokumentum általában három fő részből áll.

1. Az ok, ami ürügyül szolgált egy ilyen megjegyzés megírásához. Szükség van a helyzet egyértelmű körülhatárolására és az összes ismert tény felsorolására.
2. A kezdeményező véleménye arról, hogy mi történik. Alaposan meg kell vizsgálnunk a helyzetet, és fel kell kínálnunk megoldást a felmerült problémára.
3. Általános következtetések és konkrét lépések.

Az információnak röviden és a lehető legegyértelműbbnek kell lennie, hogy a címzett olvasása során ne veszítse el a gondolatot. Ellenkező esetben a leírt tények félreértelmezhetők, és a meghozott döntés nem hozza meg a kívánt eredményeket. A szövegben nem szükséges kifejezni saját felfogását, vagy torzítani a valóságot. Ez a módszer ellentétes a szabályokkal. Ha ilyen igény mutatkozik, maga a címzett érdeklődést tanúsít a kezdeményező véleményéhez annak érdekében, hogy megértse, mi történt és végleges döntést hoz.

A cselekvések sorrendje

Például figyelembe veheti a hivatalos feladatok elmulasztásának konkrét eseteit. A munkavállalóról szóló feljegyzést a közvetlen felügyelő állítja össze, hogy biztosítsa a vállalkozás irányítását. Először is, a munkavállalónak ideje van, hogy kijavítsa hibás számítását. Ellenkező esetben a szóban forgó szolgálat vezetője 3 tanú jelenlétében dolgozza ki azt a jogi aktust, amely szerint a munkavállaló a javasolt határidőn belül nem teljesítette a megbízást. A betolakodónak ezután magyarázatot kell adnia az egész formára az okok feltüntetésével.

Egy alkalmazott ezt nem teheti meg. Ebben az esetben elveszíti az utolsó lehetőséget, hogy megvédje magát. Egy magyarázó megjegyzést küldünk a fejnek felülvizsgálatra. Végleges határozatát határozatban formálja. Az információkat a személyzeti osztályhoz továbbítják, hogy készítsenek beszedési megbízást. A büntetés mértékét a törvénynek megfelelően határozzák meg. Ha a bűncselekmény meglehetősen súlyosnak bizonyult, és ezenkívül megismételte, az eredmény az adott cikk szerinti munkából való elbocsátással is elbírálható.